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浅谈加强工会电子票据管理
来源:本站  2018-11-05  作者:区总研究室   点击量:

浅谈加强工会电子票据管理

 

今年1月1日起,工会经费收入专用收据(手工票)全面停止使用,正式启用工会经费收入专用收据(电子票)并利用“中华全国总工会电子化票据管理系统”(以下简称“票据系统”)进行管理。电子化票据管理全面推开的新情况,给票据管理工作提出了新的要求。本文主要结合票据系统单机版的使用尝试,探讨推行电子化系统管理后票据管理的意义、难点及对策。

一、充分认识加强工会经费专用收据管理的意义

近年来,财政部在加强财政票据管理方面采取了许多有效措施。特别是2012年10月,财政部发布了《财政票据管理办法》(财政部70号令),进一步规范了财政票据的印制、领购、发放、使用、保管、核销、销毁以及监督检查等票据管理行为,有效维护了国家财经秩序,切实保护了公民、法人和其他组织的合法权益。

工会经费收入专用收据是一种重要的财政票据。既是工会组织按照《工会法》有关规定取得工会经费收入时开具的专用凭证,也是工会组织和交款单位进行会计核算的原始凭证,还是工会组织和财政、税务、审计部门监督检查的重要依据。因此,无论是基层工会,还是各级工会主管机关,加强对工会经费收入专用收据的管理都是至关重要的。对基层工会来说,开具的专用收据(记账联)不仅是自身进行会计核算、确认工会经费收入的原始凭证,专用收据(收据联)也是基层工会所在单位财务部门抵扣税款的重要凭证,同时还是接受上级工会监督检查、税务机关税务稽查和审计部门审计监督的重要依据。对各级工会主管机关来说,专用收据不仅是对基层工会进行监督检查的重要依据,也是进一步强化工会经费收缴主体责任意识的重要抓手。要通过建立工会经费缴交单位基础数据库,加强缴费信息的对比分析,查找本地区、本行业工会经费收缴中存在的突出问题,不断扩大工会经费收缴的覆盖面,最终实现工会经费应收尽收。

二、电子化系统管理票据存在的难点

(一)票据系统维护成本较高。首先,今年是新票据系统全国推行的第一年,系统维护费用相对较高。其次,新票据需要使用针式打印机通过票据系统打印,但是市面上的针式打印机普遍在千元左右。以上两个原因制约了一些单位使用票据系统。另外,在选择票据系统网络版和单机版上,也受到成本的制约。网络版便捷高效,可以实现对票据的实时管理、信息查询及汇总,但是费用高出了单机版几倍甚至十几倍。而单机版虽然价格较网络版低很多,但是使用较繁琐,数据的上报和接收需要信息的不断上下交互,信息处理和管理存在滞后性。但是考虑到成本因素,绝大多数单位还是放弃选择管理高效的网络版,而选择使用单机版。

(二)个别单位票据使用率较低,安装和使用票据系统的积极性不高。现阶段票据系统只将工会经费收入专用收据纳入电子化管理。从我区的票据使用情况来看,工会经费收入专用收据使用量较少,甚至有些单位一年开具一张或者几年也用不了一次,实际使用率不高。这些单位对于安装和使用票据系统的热情不够,影响到了票据系统的全面推广。

(三)票据系统管理人才队伍还不成熟。2017年11月30日全总财务部举办了全国票据管理系统培训班,各省相继在12月也举办了各自的培训。从培训的效果看,有些单位业务人员仍然不能适应电子化管理票据的工作要求,对票据系统的使用一知半解,甚至感到盲目和“无从下手”。此外,一些单位工会票据管理工作由单位其他办事人员兼任,对于票据系统难以做到深入钻研和学习,适应新的工作方式和业务素质的提高还需要一定的时间和过程。

(四)票据系统管理相关制度规定不够细化。2010年工会经费专用收据启用之初,全总财务部就印发了《工会经费收入专用收据使用管理暂行办法》,从该《办法》的内容看,未对票据系统使用单位范围作出强制性规定,另外第十二条明确规定各级工会不得代开专用收据。但由于一些工会单位没有条件使用票据系统,必须由上级单位进行“代开”,造成了规定和实际选择的矛盾。这样一来基层单位对票据能不能“代开”、怎么“代开”等问题也产生了很大的困扰。

(五)票据系统还不够完善。一是数据传输程序繁杂,数据的上报工作等需要管理单位和开票单位的数据交互,不能做到一步到位,增加了操作程序和难度。二是数据的储存依托软件指定路径,且未设置系统数据备份、数据恢复功能,操作不够便利,而且不利于数据的移动和安全储存。三是票据管理的全流程管理还需要进一步加强。例如从目前系统的功能设置看,未设置票据需求申报功能,将来可能仍要依靠纸质申请上报。再就是票据使用情况数据的上报功能中,未设置编报说明或者情况说明栏目,致使对于一些特殊情况的备注和综合评价等不能随电子数据同步上报。四是个别功能设置不准确,例如票据下发时,编制人和审核人也自动提取同一人员信息。

三、几点建议和意见

(一)克服成本影响,扩大票据系统使用范围。一是积极协调软件公司,进一步降低软件维护成本。使用中要及时全面地收集情况,为后期维护费用的商定提供可靠的依据,同时综合实际情况,寻求合理软件维护方案,不断降低成本。二是基层单位要加强与上级和行政部门的联系,多方争取支持,解决经费不足的问题。

(二)完善规章制度和监督机制,提升正规化管理水平。一是有关部门根据工作实际,应尽快修订工会经费专用收据管理办法,明确用票单位范围和领票、用票、销票、代开票据等事项,让票据管理全过程、票据使用全维度有章可循。二是加大监督检查力度,将票据管理作为一项重要的监督内容。管理单位在汇总年度数据时要做好开票信息筛查,另外要结合年度财务检查和审计,集中督查票据系统的规范使用。三是实行量化考核的地区,可以将票据系统的使用和管理作为量化考评项目之一。

(三)严格工作程序,规避管理风险。一是允许上级单位可以帮助下级合理“代开”票据,并鉴定“代开”协议,明确权责,理顺沟通渠道。同时,上级单位为隶属单位代开票据要建立代开票据登记表,应详细登记时间、事由、交款单位、收款单位等内容,最大限度控制“代开”风险。二是结合新票据系统第一年投入使用的实际,建议暂时可实行电子化系统和传统手工管理并行的方式,防止发生系统性问题。

(四)因地制宜搞好宣传教育,加强人才队伍建设。各主管单位要加大使用票据系统的宣传和培训力度,通过工作简报、通知、网络等途径宣传票据系统使用情况和要求。培养本地区、本部门业务人员,并联合软件服务公司及时收集基层单位票据使用难点和困惑,采取上门指导、电话联系、网上群组讨论等方式答疑解惑。根据普遍性问题和阶段性工作需要,集中进行专项培训,提高实际操作人员业务水平,确保票据系统的高效运行。

(五)突出实用性,不断完善票据系统。一是解决好软件的年度衔接问题,确保数据的连续性。同时增加年度设置功能,按年度管理票据,避免“一锅粥”,便于数据的管理和查询。二是优化上下级数据传递流程。对各种业务流程进行梳理,优化软件数据传递和使用全过程。三是增加数据备份和数据恢复等功能,为确保数据安全加一道“保险”。四是完善各项基础功能。设置票据需求上报、情况备注说明以及决算编报等功能,在实现票据管理业务的全面电子化的同时更利于主管部门信息统计和监督。五是按照内控管理要求,准确设置人员权限模块。

                      (作者单位:自治区总工会)

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